先日紹介した私のアウトライナーの大項目の中で一番使っているのは、TO DOの大項目です
その内容がどのようになっているのか紹介してみます。
ボリュームが多いので省略した形にはなりますが、以下のような構造にしています。
- 2024
- 202401
- 202402
- 202403
- 202404
- 202405
- 20240501
- 20240502
- 20240503
- …
- 20240509 …②
- 今日のスケジュール …③
- 08:30-08:40 10分 Dさんメール返信
- 08:40-08:50 10分 Cさんとの打ち合わせ時間調整
- 08:50-09:10 20分 休憩
- 09:00-10:00 60分 Aさん打ち合わせ
- 10:00-11:00 60分 B社打ち合わせ準備
- 11:00-11:30 30分 E社見積作成
- 11:30-12:00 30分 ブログ更新
- 12:00-13:00 60分 昼休憩
- 13:00-13:45 45分 Cさんとの打ち合わせ準備
- 13:45-14:15 30分 経費精算
- 14:15-14:30 15分 休憩
- 14:30-15:00 30分 車移動
- 15:00-16:30 90分 B社打ち合わせ
- 16:30-17:00 30分 車移動
- 17:00-18:00 60分 イベントF概要設計
- 稼働時間：8:30-18:00
- 時間指定あり …①②
- 9:00-10:00 Aさん打ち合わせ
- 12:00-13:00 昼休憩
- 14:30-15:00 車移動
- 15:00-16:30 B社打ち合わせ
- 16:30-17:00 車移動
- 重要度高 …①②
- B社打ち合わせ準備 60分
- Cさんとの打ち合わせ時間調整 10分
- Dさんメール返信 10分
- E社見積作成 30分
- ブログ更新 30分
- 重要度中 …①②
- Cさんとの打ち合わせ準備 45分
- 経費精算 30分
- イベントF概要設計 60分
- 重要度低 …①②
- SNS更新 15分
- 20240510 …①
- 20240511 …①
- E社見積提出
- 20240512 …①
- Cさん打ち合わせ
上記をご覧いただければなんとなく私がどのようにタスク管理をしているのかお分かりいただけるかと思いますが、順を追って簡単に説明します。
①まず、タスクが生じたら、「重要度高～低」のいずれかのノードの下か、特定の日付のノードの下に入力します。
日付が決まっているタスクはその日のノードの下に入れるわけですが、準備に時間がかかる場合はサブタスクまで落とし込んだものを追加しておくとよいです。
②当日の朝、その日の日付の入ったノードを、「今日のスケジュール」ノードの1つ上までもってきた、上でその中の各タスクを「時間指定あり」から「重要度低」までのいずれかのノードの中に入れます。
なお、「時間指定あり」のタスクは、例のように、何時から何時までその予定が入っているのかを入力しておきます。
また、「重要度高～低」のタスクから今日のスケジュールを配置していくことになるので、それぞれどのくらいの時間がかかりそうかを書いておきます。
③「今日のスケジュール」のノードは、「稼働時間」から「重要度低」でのノードの中に書かれたタスクを適切に配置し、1日の動きを表示するものです。
いかにタスクを配置するかが腕の見せ所で、一番悩ましいところだとは思いますが、私はこのプロセスはChatGPTに任せています。
ChatGPTでつくったリストをそのままコピー＆ペーストするわけです。
そのためのプロンプトは、また今後紹介できればと思っています。
タスクが完了するたびに、完了済みのチェックをしていきます。
上記の例はタスク開始前の状態ですのでとくに完了のチェックはしていませんが、WorkFlowyには完了済みにする機能があり、完了済みとなったノードは文字色が薄くなり、取り消し線が引かれます。
1日が終わったら、完了したタスクのその日に実施したことを記録として残しておきたいものはその日付のノードに移動し、そうでないものは削除します。
その上で、その日の日付の入ったノードをその月のノードの中へと階層を下げて入れることによって、アーカイブ化します。
また、月が終わったら、同じようにその月のノードをその年のノードの中へ格納します。
タスク管理については、使用するツールをの選択も含めていろいろなやり方を試してきましたが、今のところ私はこのやり方が自分に合っていると感じています。
上記のやり方では、タスクの取りこぼしがほとんどなくなりました。
より具体的な注意点などは、また改めて紹介できればと思います。
何かしらタスク管理の参考になれば幸いです。
