箇条書きの形式を基本にするアウトライナーは、チェックリストとの相性がよいです。
また、WorkFlowyなどのスマートフォンから使えるサービスなら、必要なときに必要なチェックリストをすばやく参照できます。
私がチェックリストを大項目の一つにしているのはそのためです。
チェックリストの機能としては、
- 抜け漏れをなくすことでミスを減らす
- 考えなければいけない作業を減らして効率を高める
- 仕事の難易度を下げて人材育成を進める
といったものがあります。
とくに、組織として仕事をする場合は、効果が大きいです。
品質管理の世界に、基本的な業務改善のツールをまとめたQC七つ道具というものがありますが、チェックリストはそのうちのひとつにもなっています。
組織としての動きに改善の余地があると感じているなら、ぜひ試してみてください。
いくつか、チェックリストの例を紹介してみます。
習慣チェックリスト
目的を達成するための日々の行動を習慣化したいと考えている人は多いと思います。
たとえば、「英語を話せるようになるために、毎日ひとつ英語のニュースを読む」といった感じです。
しかし、新しい習慣を身につけるのはなかなか難しいもの。
そこでお勧めしたいのが、まずは「習慣にしたいことを実施したかどうかをチェックすること」を習慣にすることです。
私の場合は、習慣にしたいことを一覧にしたチェックリストをつくり、毎晩風呂上りにそのリストを見て一つひとつの習慣にしたことを実行したかどうか確認しています。
必ずしも毎日全部実行できるわけではありませんが、だからこそ、毎日一度はリストを見て、習慣にすべきことを思い出し、翌日以降の実行確率を高めているわけです。
もちものチェックリスト
チェックリストの基本というべき、忘れ物をなくすためのチェックリストは、アウトライナーでも力を発揮してくれます。
場面ごとに必要なものをリストにしておけば、その場面が生じたらスマートフォンでさっとそのリストを表示して必要なものを準備していくことができます。
私が使っているのはたとえば以下のようなリストです。
- 仕事バッグに入れておくもの
- 出張の荷物
- 保育園のもちもの
- 家族旅行の荷物
- 帰省の荷物
こうした個人的なチェックリストのほか、業務ごとに、「○○イベントの準備物」とか「○○プロジェクトの準備資料」といったリストを作成し、チームメンバーに共有しておくと、チームワークの向上につながります。
買い物リスト
買い物リストは、多くの人が使っているチェックリストだと思います。
アウトライナーのいいところは、いつでも書き足せること。
ふつうの手書きやスマートフォンのメモ帳などの買い物リストは、買い物に行く前に何が必要だったかを思い出しながらつくることが多いでしょうが、このやりかたでは買うべきものをリストに入れそこなう可能性があります。
アウトライナーなら、「あれを買わなければ」と思ったタイミングでスマートフォンからでもパソコンからでもリストに書き加えておくことができるので、この習慣さえ身につけてしまえばリストからの抜け漏れを減らせます。
また、買い物リストを組織で共有しておけば、各メンバーが必要なものをリストに追記して、購買担当者がそのリストを見ながら購入する、といった運用もできます。
アウトライナーならこうした購買プロセスの説明も併記できるので、業務の標準化や周知の効率が高まるはずです。
上記のほかにもチェックリスト化すべきものはいろいろありますが、ここでは使用頻度が高いものを挙げました。
こうした例をもとに、自身の仕事やプライベートの中から効率が悪いと感じているもの、機械的に実施できそうなのに毎回考えてしまっているものなどをチェックリストにしてみてはいかがでしょうか。
