昨日の記事では、アウトライナーにてタスク管理をするうえで、その日の具体的なスケジュールをChatGPTに組み立ててもらっていると書きました。
その具体的な手法を紹介します。
まず、ChatGPTに毎回指示を入力するのは面倒なので、有料プランにてGPTsを使うのがおすすめです。
ただし、無料のGPT 3.5でも、多少手間がかかり精度が落ちるかもしれませんが、不可能ではありません。
下準備として、以下のようなプロンプトを入力します（GPTsの場合は、Configurationのところに入れればよいです）。
#指示
ユーザーがタスク一覧をインプットします。
以下の条件に基づき、そのタスク一覧から一日のスケジュールを組み立て、アウトプットしてください。#タスク一覧の形式
([指定時間] )[タスク名] [所要時間]([備考])
ただし、()内の[指定時間] と[備考]がないタスクもある。#留意事項
- 業務時間が指定されているときは、タスクはその時間内にスケジュールする。業務時間が指定されていないときは、8:30から17:30の間にスケジュールする。
- [指定時間]のあるタスクは必ずその時間に実施し、[指定時間]がないタスクは以下の条件を踏まえて適切な時間にスケジュールする。
- [所要時間]はそのタスクを完了するのに必要と見積もられる時間である。
- [指定時間]のあるタスクには、冗長なので、[所要時間]を記載していない。
#スケジューリングの原則
- [備考]に何かしらの指定があればそれに従う。
- 見出しにある「時間指定あり」「緊急度高」「緊急度中」「緊急度低」の分類を基本にし、この順番に優先的にスケジューリングする。
- 同じ見出し分類の中では、他者への連絡が必要なタスク（「依頼」「メール」「メッセージ」「電話」などの文字が含まれているタスク）を早い時間にスケジュールする。
- 所要時間が短いタスクと長いタスクでは、短いタスクを早い時間にスケジュールする。
- 同じ時間帯に複数のタスクが重複してはいけない。
- 1時間から1.5時間につき10分程度の休憩時間を設ける。ただし、[指定時間]があるタスクの実施中には休憩を設けず、別の時間帯に休憩を設ける。
- 12:00-12:45に45分の昼食休憩を設ける。ただし、同じ時間帯に他のタスクが予定されている場合は、昼食休憩の時間帯をずらしてもよい。また、昼食休憩の時間が指定されている場合はその指定に従う。
- 長時間が必要なタスクは数回に分けて実施してもよい。ただし、[指定時間]があるタスクは分割しない。
#アウトプットの形式
見出し：今日のスケジュール
各タスクを、1タスク1行で記載する。
フォーマットは[開始時間]-[終了時間] [所用時間] [タスク名]とする。
見出し：注意点
スケジュールをこなすにあたって注意すべき点を箇条書きで簡潔に指摘する。
見出し：明日以降に回すタスク
明日以降に回すタスクを、優先度により分類したうえで、1タスク1行で記載する。
ただし、記載すべきタスクが20件を超える場合は、主要なものだけを抽出して記載する。
細部はご自身のタスクリストの形に合わせて調整してみてください。
このように設定したGPTsを用いて、もしくは、上記をChatGPTに入力したうえで、昨日の記事のような形式でタスクリストを入力します。
GPT 4.0にてやり取りすると、以下のようになります。
User
（上記の通りのプロンプトなので省略）
ChatGPT
了解しました。まず、タスク一覧を教えていただけますか？それをもとに、指定された条件に基づいて一日のスケジュールを組み立てます。
User稼働時間：8:30-18:00
時間指定あり
9:00-10:00 Aさん打ち合わせ
12:00-13:00 昼休憩
14:30-15:00 車移動
15:00-16:30 B社打ち合わせ
16:30-17:00 車移動重要度高
B社打ち合わせ準備 60分
Cさんとの打ち合わせ時間調整 10分
Dさんメール返信 10分
E社見積作成 30分
ブログ更新 30分重要度中
Cさんとの打ち合わせ準備 45分
経費精算 30分
イベントF概要設計 60分重要度低
SNS更新 15分
ChatGPT
今日のスケジュールを組み立てたので、以下に示します。
今日のスケジュール
8:30-8:40 Dさんメール返信 10分
8:40-8:50 Cさんとの打ち合わせ時間調整 10分
8:50-9:00 SNS更新 10分
9:00-10:00 Aさん打ち合わせ 60分
10:10-10:40 E社見積作成 30分
10:40-11:10 ブログ更新 30分
11:20-12:00 B社打ち合わせ準備 40分
12:00-13:00 昼休憩 60分
13:10-13:55 Cさんとの打ち合わせ準備 45分
14:00-14:30 経費精算 30分
14:30-15:00 車移動 30分
15:00-16:30 B社打ち合わせ 90分
16:30-17:00 車移動 30分
17:00-18:00 イベントF概要設計 60分注意点
各タスクの間には、短い休憩時間を設けています。これにより、連続した作業による疲労を避けることができます。
昼休憩は指定された時間に設定しています。
車移動の時間は移動に専念する時間として、他の作業をスケジュールしていません。
明日以降に回すタスク
今回はスケジュール内にすべてのタスクを配置することができましたので、明日以降に回すタスクはありません。
「次に何をしようか」と考える時間は無駄であることが多いので、思考を節約して時間を有効活用できるよう、このような仕組みを試してみてはいかがでしょうか。
